lørdag den 3. oktober 2009

PRINCE2 giver bedre struktur, 2. del

De første par måneders intens projektarbejde funderet i PRINCE2 projektledelsesmetoden er nu ved at være overstået, og det er tid til en status.
Jeg har forsøgt at gøre mere og mere brug af PRINCE2's tilgang til projektledelse i det daglige arbejde med vores design- og udviklingsprojekter. Hermed har vores implementering af processerne været ret evolutionær, men det har givet os bedre mulighed for at lære metoden i et tempo vi kan følge med i.

Den nye projektledelsesmetode har betydet forandring for hele Skybrud.dk - ikke blot i projektledelsesafdelingen, men også blandt digitale designere, udviklere og hos ledelsen. Alle er med på den og kan efterhånden se meningen med tilgangen og værktøjerne. Det er rigtigt rart. Det virker til at alle kan drage nytte af de nye tiltag. Den menneskelige faktor er som oftest den største udfordring i enhver forandringsproces, men i dette tilfælde må Skybrud.dk helt klart være en undtagelse.

Den produktorientation, som PRINCE2 anbefaler, betyder at vi er begyndt at komme hele vejen rundt om det som vi sidder og laver. Ved at nedbryde projektet i produkter, altså det som vi leverer, i stedet for de aktiviter der er forbundet med at lave en hjemmeside, har vi lært, at kortlægge henholdsvis de mange sidelayouts og funktioner, som hjemmesiden kommer til at bestå af. PRINCE2 giver ikke nogle konkrete retningslinjer for nivauet, så vi har måtte finde vores eget.

At gå fra aktivitetsbaseret projektledelse, som vi hidtil har gjort, til produktorienteret, giver os for det første et bedre fundament for at kunne rådgive vores kunder, da vi kender projekterne bedre fra start. For det andet giver det os et bedre fundament for estimering af projektets samlede økonomi. Hermed får kunden en mere nøjagtig økonomi, hvilket gør at vi ikke behøver at tage højde en masse ubekendte, som trækker prisen op. Konkret betyder dette, at vi kan sætte økonomi på et lavere abstraktionsniveau. Vi kan nu bedre forholde os til hvad helt specifikke funktioner koster, i stedet for at angive en overordnet økonomi for designydelser og programmeringsydelser. Kravspecifikationen er også blevet vendt på hovedet, da vi nu kravspecificerer i slutprodukter i stedet for i moduler eller rene funktioner. Forskellen er blot, at vi ikke længere angiver funktionalitet selvstændigt, men distribuerer dem ud på de mange sidelayouts. For det tredje betyder dette, at vi internt får en mere strømlinet arbejdesproces. Når vi kravspecificerer i produkter fremfor moduler, giver dette vores digitale designere og udviklere en tjekliste over funktionalitet på de enkelte sidelayouts. Sat på spidsen kan de nu fra start bedre vide, hvad forsiden skal indeholde, undersiderne, webshoppens produktvisningssider, webshoppens betalingsprocedure og billedgalleriets visningsmuligheder. Dette gør at projektlederen ikke skal inddrages i det daglige arbejde på samme høje niveau, som før, men blot kan reduceres til et ugentligt statusmøde og løbende afklaringer. For kunden betyder dette bedre kvalitet og en opfyldelse af de reelle behov. Desuden giver det en reduktion i fakturerede projektledelsestimer og dermed en besparelse.

Jeg har også taget hul på PRINCE2's tilgang til projektplanen. PRINCE2 tager udgangspunkt i projektets Business Case, altså formålet med projektet og det som organisationen gerne vil opnå med projektet. Det kan være omkostningsminimeringer, salgsoptimering, branding mv. Projektplanen tager sit afsæt i denne og dokumenterer hvordan formålet med projektet søges opnået. Produkterne nedbrydes i en produktnedbrydningsstruktur, der er et hierarki over produkterne, samt en produkt flow struktur, der angiver i hvilken rækkefølge produkterne leveres. Vi har valgt at nedbryde en hjemmeside i sidelayouts ud fra kravspecifikationen. Dette giver ikke blot et bedre afsæt for at lave tidsplanen, men giver også en forventning om hvornår kunden kan igangsætte sine egne aktiviteter. Jeg har den fornøjelse at arbejde på vores store kommunale udviklingsprojekter. Det er tunge projekter, som kræver et meget forkromet overblik og en skarp planlægning og styring. Ofte skal kommunens portalledere og -webmastere lave intern undervisning af indholdsredaktører og migrere indhold fra den gamle portal til den nye, mens vi stadigvæk udvikler på portalen. Dette kræver sin koordineringsindsats! Her kommer produkt flow strukturen til sin rette, da vi bedre kan integrere vores tidsplan med kundens. Projektplanen indeholder desuden forventninger til budget og tidsramme, samt de aftalte tolerancer i begge.

Vi er kommet et godt stykke videre med implementeringen af PRINCE2. Hidtil har det kun betydet klare fremskridt i vores interne processer.

Ingen kommentarer:

Send en kommentar